Tổ chức thành công đại tiệc Buffet cho 10.000 khách và những kinh nghiệm quý từ khách sạn The Reed Ninh Bình

Tổ chức tiệc Buffet cho 100 khách – không có kinh nghiệm thì cũng chẳng dễ dàng gì, cho 1.000 khách – không quản lý chặt chẽ sẽ rất dễ “bể dĩa”, cho 10.000 khách - thì quả thật là một con số KHÔNG TƯỞNG. Thế nhưng, mới đây một khách sạn ở Ninh Bình đã tổ chức thành công đại tiệc Buffet cho 10.000 người – gần tương đương với số dân cả Quần đảo Cát Bà (Hải Phòng).

The Reed Hotel Ninh Bình là đơn vị tổ chức sự kiện tiệc Buffet cho 10.000 người

“Thật không thể tin được!” là lời cảm thán đầu tiên được Anh Nguyễn Hoàng Khương - Trưởng Ban quản lý sự kiện tiệc Buffet (Director of Sales & Marketing – The Reed Hotel Ninh Bình) chia sẻ sau khi “Anh và những người đồng đội” đã tổ chức thành công “chiến tích” outside catering cho 10.000 khách của đối tác Công ty cổ phần May Sông Hồng.

Nhìn lại hành trình tổ chức tiệc Buffet cho 10.000 khách thưởng thức cùng một lúc của khách sạn tiêu chuẩn 4 sao The Reed Ninh Bình đúng là chuyện không hề đơn giản, bởi…

► Hàng loạt khó khăn từ khi bắt đầu…

Khi nhấc chiếc bút ký khỏi bản hợp đồng tổ chức sự kiện outside catering với số lượng khách kỷ lục này, ban quản lý khách sạn The Reed Ninh Bình đã ý thức được nhiều khó khăn, rủi ro:

• Số lượng khách dự tiệc quá lớn (10.000 khách Việt Nam và 600 khách quốc tế)
• Không gian tổ chức quá rộng: 4 khu vực phục vụ với 21 quầy buffet
• Số lượng thực phẩm: quá lớn
• Số lượng nhân viên phục vụ, đầu bếp: lớn
• Rủi ro về an toàn vệ sinh thực phẩm
• Rủi ro về việc thiếu đồ ăn và không quản lý được quầy buffet
• Rủi ro nếu tình hình thời tiết không thuận lợi
• Rủi ro về an ninh, an toàn cháy nổ, ngộ độc thức ăn…

Số lượng khách phục vụ quá lớn khiến công tác tổ chức đối mặt với không ít rủi ro

Làm thế nào để giải quyết những khó khăn và quản trị được các rủi ro này cho hiệu quả là điều khiến ban quản lý sự kiện “mất ăn mất ngủ”. Với khoảng thời gian 1 tháng chạy đua để chuẩn bị và 7 ngày cuối cùng là giai đoạn nước rút, đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện 380 người – trong đó có 230 nhân viên thuê ngoài đã làm việc cật lực.

Đoàn khách sạn đã lên ăn thử tại nhà hàng Sen Hanoi để lên nội dung menu, cách bài trí món ăn, décor món, lên phương án phục vụ, ra đồ. Ban quản lý sự kiện đã làm việc và xin tư vấn của các khách sạn 5 sao tại Hà Nội: Melia Hanoi, Crowne Plaza West Hanoi để học hỏi kinh nghiệm về các phương án phục vụ tiệc lớn. 36 món trong menu được lên theo yêu cầu từ phía khách hàng và sự tư vấn của khách sạn.

Lượng khách phục vụ lớn – số chén đĩa phục vụ cũng tỷ lệ thuận theo với 30.000 cái đĩa, 11.000 bát phở, 11.000 bát con, 11.000 đôi đũa/ dĩa/ thìa,…

Menu tiệc Buffet gồm 36 món: Quầy súp (súp hải sản bạch ngọc, súp kem bí đỏ), Quầy phở (phở gà, phở bò), Quầy salad (Salad Nga, nộm hoa chuối tai heo,…), Quầy nóng (bánh bao chiên mật ong, tôm sú xiên que, lợn quay da giòn, thỏ quay ngũ vị, mực chiên kiểu Nhật, cá lăng nướng dân tộc…), Quầy bánh mỳ (bánh mỳ Barguet Pháp, bánh mỳ Mexico), Quầy tráng miệng (bánh cookie, bánh su kem, các loại trái cây…)

Với số lượng thực phẩm lớn như vậy, 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra, đại diện khách sạn The Reed Ninh Bình đã chủ động làm việc với nhà cung cấp để thống nhất phương án cung cấp nguyên vật liệu chế biến món ăn. Công tác sơ chế thực phẩm được triển khai từ 5 ngày trước sự kiện – tùy từng loại thực phẩm. Với những nguyên liệu tươi như tôm, mực, gà, rau… việc sơ chế được chuẩn bị 1 ngày trước đó.

Trong công tác quản lý nhân sự chung, Anh Nguyễn Hoàng Khương cho biết: “Số lượng khách và nhân viên đều lớn nên phải đào tạo thật kỹ để nhân viên nắm được tầm quan trọng của sự kiện, phương án phục vụ cũng như giải quyết sự cố. Ban quản lý đã lên nội dung gồm: nội quy phục vụ tiệc outside, nội quy đảm bảo an ninh cho tiệc, bản tư vấn ăn buffet ngon và an toàn… sau đó in ra, training cho toàn thể nhân viên.”

Với những rủi ro mang tính khách quan như thời tiết, an toàn cháy nổ, an ninh… khách sạn The Reed Ninh Bình cũng có những phương án xử lý, dự phòng hiệu quả: sử dụng nhà khung thép và dù, chuẩn bị các bình chữa cháy di động, đào tạo nhân viên các phương thức giữ an toàn cũng như cách xử lý khi có phát sinh, liên hệ với cơ quan Phòng cháy chữa cháy của Tỉnh cử nhân viên trực ban cũng như xe PCCC tại chỗ, ban an ninh sẽ phụ trách giám sát các khu vực…

Với những sự kiện outside catering – công tác dự phòng xử lý các rủi ro vô cùng quan trọng

► … cho đến “sát sườn” sự kiện

Khó khăn trong công tác tổ chức “đeo đuổi” ban quản lý sự kiện từ khi bắt đầu cho đến cả thời điểm “sát sườn” sự kiện. Với khu vực khách ăn buffet ở ngoài sân vận động - do buổi tối hôm trước còn diễn ra đại nhạc hội nên chưa thể lắp đặt quầy buffet và bếp trước - trong khi đó, 9h sáng hôm sau đã phải set up và chuẩn bị sẵn sàng, cho nên sau khi đại nhạc hội kết thúc lúc 23h30, toàn thể đội ngũ quản lý – nhân viên đã phải bắt tay vào chuẩn bị xuyên đêm. Mặc dù rất mệt nhưng sáng hôm sau, các hạng mục đã hoàn thành và sẵn sàng phục vụ, đội ngũ nhân sự ai cũng vui mừng

Vì đã được phân công công việc - nhiệm vụ rõ ràng, lên danh sách liên lạc chi tiết, cho nên trong suốt quá trình tiệc diễn ra, ban quản lý với 25 thành viên đã thực hiện việc giám sát, điều phối thông qua các Group liên lạc Trello/ whatsapp/ zalo/ điện thoại và hệ thống bộ đàm, tai nghe… Nhờ đó mà khi có sự cố phát sinh là đồ ăn ra chậm tại 1 vài quầy do khách lấy đồ ăn quá nhanh và nhiều, ban quản lý đã nhanh chóng chỉ đạo nhân viên phục vụ lấy tạm đồ ăn chuẩn bị sẵn tại quầy khác để cung cấp, sau đó hoàn trả lại sau.

Hệ thống liên lạc thông suốt giúp công tác điều phối sự kiện được triển khai hiệu quả

► Và những kinh nghiệm quý truyền lại

Tổ chức thành công tiệc Buffet với số lượng người tham gia kỷ lục, Anh Nguyễn Hoàng Khương không ngần ngại chia sẻ với GTOP những kinh nghiệm quý giá – làm bài học bổ ích cho các nhà tổ chức catering trong nghề:

• Thành lập Ban quản lý sự kiện, giao việc cụ thể cho từng thành viên - Trưởng ban sự kiện: quản lý chung.
• ENG team – team kỹ thuật điện, nước, camera… ; IT team; HR team; Security team,…
• Phòng mua bán: lên phương án số lượng lương thực thực phẩm cần dùng cho sự kiện - lên kế hoạch nhập hàng.
• Thành lập các kênh liên lạc cụ thể rõ ràng: email/ whatsapp/ zalo/ Trello/ bộ đàm,…
• Kế toán cần lập file excel để lưu lại toàn bộ chi phí từ đầu đến cuối sự kiện.
• Liên kết chặt chẽ với khách hàng, nắm bắt rõ ràng yêu cầu của khách hàng.
• Làm việc với các nhà cung cấp về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm và có bên thứ 3 phụ trách VSATTP (Sở Y tế)
• Đi khảo sát và ăn thử tại các nhà hàng cao cấp ở Hà Nội.
• Thảo luận với các nhà cung cấp cũng như học hỏi kinh nghiệm thực hiện các sự kiện lớn
• Lên layout 3D các khu vực sự kiện: quầy buffet, khu bếp,…
• Thiết kế các hạng mục bảng biển, may đồng phục cho nhân viên (phân chia theo khu vực/ chức vụ và chia theo màu)
• Lên kế hoạch marketing: clip và ảnh - quá trình chuẩn bị trước sự kiện và khi sự kiện diễn ra
• Thiết lập quy trình bảo vệ an ninh
• Lên contact list, check list đầu việc và chương trình làm việc của sự kiện
• Xây dựng bộ quy tắc hướng dẫn ăn buffet (vì khách chủ yếu là công nhân)
• Lên lịch ăn thử và diễn tập phục vụ…

Thành công từ sự kiện này của The Reed Hotel Ninh Bình là bài học quý cho các đơn vị cung cấp dịch vụ catering trong ngành

Chia sẻ của Trưởng ban quản lý sự kiện sau khi tổ chức đại tiệc Buffet hoành tráng

Để hoàn thành tốt sứ mệnh của một nhà cung cấp dịch vụ catering với 10.000 khách tham dự, khách sạn The Reed Ninh Bình đã có sự chuẩn bị chu đáo và khoa học (từ tổng thể đến chi tiết), có sự đoàn kết trong toàn thể ban quản lý cho đến nhân viên, có tình yêu - trách nhiệm với nghề - với thương hiệu và khách hàng của mình. Thành công từ sự kiện “vô tiền” này là động lực để The Reed Hotel Ninh Bình cũng như các đơn vị khác trong ngành mạnh dạn tổ chức các sự kiện catering với số lượng khủng hơn về sau…

(Bài viết được triển khai từ sự hợp tác và chia sẻ nhiệt tình của Anh Nguyễn Hoàng Khương - Director of Sales & Marketing, The Reed Hotel Ninh Bình)

Ms. Smile