Quy trình thêm Extra Bed vào phòng cho khách

“Cho tôi 1 giường phụ vào phòng đôi được chứ?” Khách sẽ yêu cầu như thế khi cần. Nắm rõ quy trình sắp xếp, thêm Extra bed vào phòng cho khách giúp Housekeeping thực hiện công việc nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Khi số lượng khách thuê 1 phòng vượt quá tiêu chuẩn phục vụ buồng trong 1 phòng của khách sạn trong khi khách không muốn tách riêng ra để thuê thêm 1 hay một vài phòng khác. Khách sạn sẽ tính phí khi khách gọi thêm extra bed vào phòng.

Ví dụ: khách đi 3 người và muốn thuê phòng đôi sẽ yêu cầu kê thêm 1 giường phụ (extra bed) trong phòng để đủ chỗ ngủ.

Khách đi theo kiểu gia đình có trẻ nhỏ, nhóm bạn thân hay bất kỳ nhóm khách nào khác muốn ở cùng nhau đều có thể thuê phòng đáp ứng gần đủ với số lượng người và gọi dịch vụ bổ sung thêm là tăng giường phụ.

Tùy vào quy định và chính sách kinh doanh của khách sạn sẽ triển khai dịch vụ tăng thêm extra bed hoặc không, tăng thêm với loại phòng/ hạng phòng nào, tăng thêm bao nhiêu trong 1 phòng… Việc đáp ứng nhu cầu của khách thuê không chỉ khiến khách hài lòng về chất lượng dịch vụ tại đó, mà còn góp thêm một phần doanh thu từ việc bán giường (phụ).

Thông thường, khách sẽ yêu cầu phục vụ thêm giường phụ extra vào phòng vào 1 trong 3 thời điểm sau:

+ Khi khách đặt phòng

Khách thường notes vào mục “thêm extra bed” khi thực hiện quy trình đặt phòng theo form trên website khách sạn hoặc các trang OTA đăng bán phòng khách sạn. Lúc này, nhân viên khách sạn cần tiếp nhận yêu cầu và sắp xếp dịch vụ thêm giường phụ vào phòng trước khi khách đến nhận phòng.

+ Trong thời gian nhận phòng

Khách cũng có thể yêu cầu khách sạn tăng thêm giường phụ vào phòng khi làm thủ tục nhận phòng. Lúc này, lễ tân cần tư vấn và chốt với khách các thông tin gồm: số giường, loại giường, số phòng, chi phí… Không quên yêu cầu khách điền thông tin vào mẫu đăng ký và đặt giường của khách sạn.

+ Sau khi nhận phòng

Trường hợp này cũng có thể xảy ra. Lễ tân cần lưu ý xác nhận lại mức phí với khách thuê, thông báo cho thu ngân thay đổi hóa đơn trên hệ thống. Thẻ chào mừng cũng sẽ được thay thế phù hợp với tình trạng phòng hiện tại.

>Sơ đồ tóm tắt quy trình

>Quy trình thực hiện chi tiết

+ Tiếp nhận yêu cầu:

Housekeeping nhận thông báo khách muốn tăng thêm giường phụ cần ghi chép lại các thông tin gồm:

- Phòng khách cần thêm giường phụ

- Số buồng cần thêm giường phụ

- Thời gian thêm giường phụ vào phòng

- Loại giường phụ sẽ thêm

- Số lượng giường phụ cần thêm

Yêu cầu tiếp nhận thông tin nhanh và chính xác, đảm bảo phục vụ cho khâu chuẩn bị chính xác tương ứng.

+ Chuẩn bị:

Nhanh chóng chuẩn bị đầy đủ và chính xác mọi thứ theo yêu cầu kèm theo đồ vải phục vụ kèm theo giường tương ứng. Không quên kiểm tra các bộ phận của giường có đầy đủ, tốt và đảm bảo an toàn không; chất lượng đồ vải có đạt yêu cầu không…

+ Thêm giường phụ:

Cẩn thận xếp thêm giường vào phòng cho khách. Có thể hỏi ý khách xem nên xếp giường vào chỗ nào và đáp ứng sau đó. Trường hợp khách không có trong phòng, giường thường được xếp cạnh cửa sổ.

+ Thêm đồ dùng:

Trường hợp tăng thêm giường cho khách là người lớn thì cần bổ sung thêm các vật dụng phục vụ cơ bản như khăn mặt, khăn tắm, bàn chải đánh răng… Trường hợp tăng thêm giường cho khách là trẻ em thì không cần bổ sung thêm đồ dùng.

Nhiều khách sạn không khuyến khích khách gọi thêm extra bed vì giá trị mang lại không cao. Thay vào đó, họ thường upgrate lên loại phòng cao hơn hay đề xuất phương án khả thi hơn với mục đích tăng doanh thu cho khách sạn. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp và nhu cầu thực tế, việc thêm extra bed vào phòng cho khách đạt được nhiều ích lợi đáng mong đợi. Hy vọng những thông tin được GTOP chia sẻ trên đây sẽ hữu ích, giúp Housekeeping làm việc tốt hơn.

​Ms. Smile