Pre-opening là gì? Pre-opening trong ngành khách sạn

“Pre-opening” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Vậy bạn có biết Pre-opening là gì? Có những điều gì cần biết về Pre-opening trong ngành khách sạn? Hãy cùng GTOP tìm hiểu điều này.

Pre-opening là gì

Ảnh nguồn Internet

► Pre-opening là gì?

Pre-opening là giai đoạn chuẩn bị trước khi khai trương hay còn gọi là giai đoạn tiền khai trương. Đây được xem là giai đoạn “vật vả” nhất trong chu trình kinh doanh khách sạn, đòi hỏi cần phải có sự chuẩn bị thật kỹ càng để khách sạn khi đi vào hoạt động được vận hành một cách trơn tru và mang lại thành công cho nhiều năm sau đó.

► Pre-opening trong ngành khách sạn

Trong giai đoạn tiền khai trương khách sạn, Chủ đầu tư – Giám đốc điều hành – các trưởng bộ phận – bộ phận nhân sự … của khách sạn đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Hãy cùng GTOP những việc cần làm để chuẩn bị khai trương khách sạn:

– Lập kế hoạch ngân sách

  • Lập ngân sách chi tiết mua sắm tât cả các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho hoạt động của tất cả các bộ phận trong khách sạn.
  • Lập ngân sách chi tiết cho công tác tiền khai trương: quảng cáo, lương nhân sự tiền khai trương, chi phí thuê văn phòng, chi phí tuyển dụng, đào tạo…
  • Lập ngân sách mua phần mềm quản lý khách sạn, thiết kế website khách sạn, ngân sách hoàn thiện các thủ tục pháp lý…

– Xây dựng cơ cấu nhân sự, quy trình hoạt động cho các bộ phận

Giám đốc và trưởng các bộ phận sẽ tiến hành xây dựng cơ cấu nhân sự cho toàn khách sạn và quy trình hoạt động cụ thể cho từng bộ phận. Bên cạnh đó còn xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, sổ tay nhân viên, bộ miêu tả công việc cho từng vị trí, bản tiêu chuẩn hoạt động SOP…

– Xây dựng cơ cấu lương, thưởng, chế độ đãi ngộ nhân viên

  • Mức tiền lương, phụ cấp, thưởng cho từng vị trí
  • Quy định thưởng service charge
  • Quy định ngày nghỉ, chế độ đãi ngộ từng cấp bậc nhân sự…

– Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng nhân sự

Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ bao gồm những nội dung sau:

  • Quy trình tuyển dụng
  • Chuẩn bị thông tin, tài liệu về: thông báo tuyển dụng, phiếu đánh giá ứng viên, thư mời phỏng vấn, thư thông báo trúng tuyển, thư từ chối tuyển dụng…
  • Lộ trình, địa điểm tuyển dụng
  • Phương pháp tuyển dụng
  • Nhân sự tuyển dụng
  • Kinh phí tuyển dụng…

Bạn muốn xêm thêm: Danh sách các khách sạn, nhà hàng sắp khai trương cần tuyển số lượng lớn trên toàn quốc [Nhiều thông tin độc quyền]

– Lập kế hoạch và triển khai đào tạo nhân sự, thử quy trình

  • Xây dựng chương trình đào tạo nhân sự tiêu chuẩn cho từng bộ phận
  • Lộ trình triển khai, địa điểm đào tạo
  • Nhân sự đào tạo
  • Chi phí đào tạo
  • Thử quy trình hoạt động của từng bộ phận…

– Chuẩn bị và hoàn thiện các thủ tục pháp lý

  • Giấy phép hoạt động khách sạn
  • Các giấy phép con đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện
  • Hợp đồng kinh doanh, hợp đồng lao động, hợp đồng bảo dưỡng…
  • Bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm lao động, bảo hiểm cho bên thứ 3…
  • Các luật liên quan đến kế toán…

– Xây dựng kế hoạch kinh doanh

  • Làm website khách sạn, xây dựng bộ tài liệu bán hàng
  • Xây dựng chính sách về giá, chế độ bán hàng: hoa hồng, chiết khấu…
  • Nghiên cứu và phân tích thị trường
  • Phân tích điểm mạnh – điểm yếu, cơ hội – thách thức của khách sạn
  • Kế hoạch Marketing, truyền thông, quảng cáo
  • Kế hoạch tài chính
  • Kế hoạch quản lý nhân sự
  • Xác định mục tiêu ngắn hạn, dài hạn…

– Triển khai các hoạt động mua sắm

Sau khi đã có bảng ngân sách chi tiết các trang thiết bị – dụng cụ, quản lý phụ trách sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để lấy báo giá sản phẩm và đặt hàng với nhà cung cấp phù hợp. Công việc này cần phải được hoàn thành chậm nhất trước khi khai trương 1 tháng để triển khai công tác lắp đặt, dọn dẹp vệ sinh và đào tạo nhân sự. Các phần mềm phục vụ cho quá trình vận hành của khách sạn như: quản lý nhân sự, kế toán, lễ tân, thu ngân, buồng phòng… cũng cần sớm được trang bị để đưa vào đào tạo nhân viên.

– Tiếp quản, vận hành hệ thống kỹ thuật từ các nhà thầu

Bộ phận kỹ thuật thực hiện việc tiếp quản và làm chủ hệ thống kỹ thuật từ các nhà thầu 

– Chuẩn bị cho ngày khai trương

  • Chọn ngày khai trương
  • Triển khai hoạt động sales để khách sạn có khách ngay vào ngày khai trương
  • Kế hoạch quảng cáo, truyền thông
  • Trang trí khách sạn
  • Chuẩn bị chương trình ngày khai trương
  • Chuẩn bị các nghi thức khai trương: lễ cúng, bộ cắt băng khai trương
  • Chuẩn bị chu đáo cho hoạt động phục vụ khách hàng ngày khai trương…

Xem thêm: Chuẩn bị gì trước khi khai trương nhà hàng?

Ms.Smile