Những điều cần lưu ý trong công tác tổ chức đón tiếp đại biểu APEC nhân viên khách sạn cần biết

Từ ngày 6 – 11/11/2017 tại Đà Nẵng sẽ diễn ra Tuần lễ cấp cao APEC 2017 với sự tham gia của gần 10.000 đại biểu đến từ 21 quốc gia là thành viên của Diễn đàn hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương. Lượng đại biểu này được sắp xếp lưu trú tại nhiều khách sạn trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. GTOP xin chia sẻ một số điều cần lưu ý trong công tác tổ chức đón tiếp đại biểu APEC để các bạn tham khảo.

Những điều cần lưu ý trong công tác tổ chức đón tiếp đại biểu APEC nhân viên khách sạn cần biết

Ảnh nguồn Internet

► Lập kế hoạch đón tiếp

Phương châm trong công tác tổ chức đón tiếp đại biểu về tham dự Tuần lễ cấp cao Apec 2017 là phải lịch thiệp, trọng thị, chu đáo, cởi mở, đảm bảo thời gian – chương trình làm việc và an toàn tuyệt đối.

Trước khi lập kế hoạch đón tiếp, nhân viên khách sạn cần phải xác minh các thông tin về đoàn khách:

– Chức vụ của Trường đoàn để quyết định hạng mức đón tiếp khách, công tác an ninh, bảo vệ, dẫn đường…

– Phu nhân hoặc phu quân đi cùng.

– Đầu mối liên lạc của đoàn.

– Mục đích, tính chất, yêu cầu công tác của đoàn.

– Danh sách – thành phần đoàn khách, giới tính, những lưu ý về tình hình sức khỏe, sở thích ăn uống, ăn kiêng.

– Thời gian đến và đi.

– Chương trình làm việc, tham quan.

– Phương tiện di chuyển.

– Văn hóa giao tiếp, ứng xử của đoàn khách…

Những điều cần lưu ý trong công tác tổ chức đón tiếp đại biểu APEC nhân viên khách sạn cần biết

Ảnh nguồn Internet

Việc lập kế hoạch đón tiếp cần tập trung vào những nội dung chủ yếu sau:

– Mục đích chuyến thăm, làm việc của đoàn khách: hội đàm, ký kết…

– Yêu cầu đón tiếp, hạng mức đón tiếp: chú trọng nguyên tắc bình đẳng

– Bố trí hạng phòng theo chức vụ của các thành viên trong đoàn.

– Chương trình hoạt động cụ thể đón tiếp đoàn khách:

  • Địa điểm đón đoàn ở đâu? Nghi thức đón tiếp như thế nào?…
  • Các buổi làm việc, biên bản ký kết: ai chủ trì, thành phần tham dự…
  • Các bữa ăn, tiệc chiêu đãi được tổ chức bằng hình thức nào?
  • Tham quan, giải trí: ai tháp tùng tham quan, vị trí đón tại đâu, phương tiện di chuyển, hướng dẫn viên (kể cả dự phòng), lộ trình phù hợp với thời gian, thời tiết,…

–  Quà tặng: Ai tặng, tặng quà gì, vào thời điểm nào?

– Công tác an ninh: các thông tin liên quan đến công tác an ninh cần chú ý.

– Trang trí: pano, băng rôn, cờ hoa…

Bạn muốn xem thêm: 7 cách sắp xếp phòng hội nghị nhân viên khách sạn cần biết

► Những lưu ý khi phục vụ ăn uống, tiệc chiêu đãi

– Thực đơn các bữa ăn cần đa dạng để đáp ứng được nhiều nhu cầu của khách trong đoàn.

– Đưa thêm những món ăn đại diện văn hóa ẩm thực của đoàn khách đến từ quốc gia đó vào menu phục vụ.

– Chú ý đến những điều cấm kỵ trong văn hóa ăn uống của đoàn khách.

– Đảm bảo phục vụ tốt những khách có chế độ ăn đặc biệt.

– Tổ chức tiệc chiêu đãi:

  • Lựa chọn hình thức tiệc phù hợp: quốc tiệc (State banquet), tiệc buffet, tiệc ngồi, tiệc trà, bữa ăn trưa làm việc, bữa ăn tối làm việc…
  • Sắp xếp bàn ghế tương ứng với từng loại tiệc, bố trí chỗ ngồi theo thứ tự quan trọng của đoàn khách, khách mời.
  • Lưu ý phải đặt bảng tên tại những bàn danh dự để khách chọn vị trí ngồi phù hợp.
  • Những ghế chính quan trọng có thể trang trí khác màu hoặc dán ghi chú để khách để nhanh chóng nhận ra.

► Những lưu ý khi tặng hoa

– Hoa được tặng phải tươi, màu sắc không quá lòe loẹt, phù hợp với bối cảnh tặng.

– Ưu tiên chọn những bó hoa ít mùi hương, ít phấn hoa.

– Có thể tặng tràng hoa khi đón khách tại sân bay hoặc đón đi tham quan.

– Nếu có phu nhân hoặc phu quân của trưởng đoàn đi cùng thì phải tặng hoa cho cả 2 người.

► Những lưu ý khi tặng quà

Quà tặng nên là những vật giàu giá trị lưu niệm, không nơi nào làm ra được để tặng thì càng quý. Quà tặng được bao gói lịch sự, sang trọng thì càng giúp tăng giá trị của món quà. Thời điểm tặng quà thích hợp là khi tổ chức tiễn khách về nước.

Bên cạnh đó, nhân viên khách sạn cần phải chú ý không được tiết lộ thông tin lịch trình, hình ảnh cá nhân của các đại biểu Apec lưu trú tại khách sạn ra ngoài; không được tự ý chụp ảnh đại biểu khi chưa được sự cho phép; không đưa hình ảnh cá nhân của khách, hình ảnh về các sự kiện lên mạng xã hội… để đảm bảo các vấn đề về công tác an ninh.

Xem thêm: Kỹ năng sử dụng máy bộ đàm nhân viên khách sạn cần biết

Ms.Smile