Chi tiết quy trình dẫn khách lên nhận phòng nhân viên khách sạn cần biết

Ngay sau khi lễ tân thực hiện xong thủ tục check-in, nhân viên phụ trách sẽ tiếp nhận và dẫn khách lên nhận phòng tương ứng. Bạn có biết quy trình chi tiết chuẩn ra sao? Nhân viên khách sạn cần lưu ý gì khi dẫn khách lên nhận phòng? Cùng GTOP tìm hiểu nhé!

quy trình dẫn khách lên nhận phòng
Bạn có biết chi tiết quy trình dẫn khách lên nhận phòng ra sao?
 

Nhân viên khách sạn nào phụ trách dẫn khách lên nhận phòng?

Như GTOP đã đề cập ở bài viết trước đó, Bellman sẽ chịu trách nhiệm nhận lại chìa khóa phòng khách ở từ lễ tân/ khách – sau đó thực hiện quy trình phục vụ hành lý cho khách, bao gồm cả quy trình dẫn khách lên nhận phòng.

Tuy nhiên, tùy vào quy mô khách sạn, cơ cấu tổ chức nhân sự của khách sạn cũng như khối lượng công việc thực tế tại từng thời điểm mà công việc này có thể mặc định giao nhiệm vụ cho Bellman hoặc linh hoạt hỗ trợ bởi những nhân viên khác như buồng phòng, lễ tân, bảo vệ… Dù nhân viên nào phụ trách cũng cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình, thể hiện sự hiếu khách, nhiệt tình, tận tâm và chuyên nghiệp.

Quy trình dẫn khách lên nhận phòng chuẩn

Khi lễ tân thực hiện xong thủ tục check-in cho khách, nhân viên phụ trách nhận chìa khóa từ lễ tân và tiến hành hỗ trợ dẫn khách lên nhận phòng theo quy trình chi tiết như sau:

+ Nhân viên giới thiệu bản thân (tên, chức vụ, bộ phận) một cách rõ ràng với khách.

+ Xin phép khách được vận chuyển hành lý, đồng thời hướng dẫn khách lên phòng. Cố gắng nhớ và sử dụng tên khách để tăng độ chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với khách.

+ Chủ động và niềm nở trò chuyện cùng khách đoạn đường từ sảnh lên phòng. Có thể linh hoạt hỏi thăm sức khỏe khách, kế hoạch nghỉ dưỡng/ du lịch…

+ Giới thiệu sơ lược đến khách về phòng khách ở, những lưu ý khi lưu trú tại khách sạn (nội quy) – cung cấp đến khách thông tin về các dịch vụ của khách sạn – gợi ý một số điểm đến hấp dẫn tại địa phương ngoài dịch vụ của khách sạn…

+ Khi đến phòng khách ở: thực hiện gõ cửa 3 lần, xưng danh bộ phận (đúng quy trình) – đợi khoảng 3s – mở khóa phòng, bước vào trước, bật đèn, quan sát quanh phòng để kiểm tra lần cuối trước khi mời khách vào

+ Đặt hành lý của khách lên giá để hành lý hoặc đặt gọn 1 góc trong phòng

+ Hướng dẫn khách cách sử dụng chìa khóa khách sạn, điều hòa và các thiết bị điện khác trong phòng khách

+ Hỏi khách xem có hài lòng với căn phòng không – Khách có yêu cầu hay cần hỗ trợ gì không…

+ Trao lại chìa khóa phòng cho khách

+ Thông báo đến khách biết rằng nhân viên tổng đài (lễ tân) luôn sẵn sàng phục vụ và hỗ trợ khách khi cần

+ Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ

+ Chào tạm biệt khách và ra ngoài đóng cửa phòng từ từ, nhẹ nhàng.

+ Vào sổ nhiệm vụ của bộ phận.

Bạn có biết chi tiết quy trình dẫn khách lên nhận phòng ra sao?
Quy trình dẫn khách lên nhận phòng thường do Bellman phụ trách
 

Tiêu chuẩn nghiệp vụ trong quy trình dẫn khách lên nhận phòng

+ Quy trình dẫn khách lên nhận phòng khá đơn giản. Tuy nhiên, nhân viên phụ trách phải đảm bảo thực hiện đúng – đủ các bước theo chuẩn nghiệp vụ nghề và quy định của khách sạn

+ Luôn niềm nở, thân thiện và giữ thái độ tự tin khi tiếp xúc, phục vụ và trò chuyện với khách

+ Nói chuyện nhẹ nhàng, giao tiếp mắt lịch sự, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc hay hỗ trợ khách những vấn đề liên quan

+ Bước đi nhẹ nhàng để tránh gây tiếng động, tốc độ vừa phải, đi hơi nhanh hơn khách 1 chút nhưng không tạo khoảng cách quá xa – sử dụng cử động tay để hướng dẫn khách hướng đi tiếp theo nếu có ngã rẽ ở lối đi.

+ Tuyệt đối không được quên số phòng và tầng khách ở khi dẫn khách lên nhận phòng.

+ Trường hợp là khách đoàn thì còn phải lưu ý vận chuyển đúng hành lý của khách theo đúng tên và đúng số phòng

+ Nắm rõ và chỉ, hướng dẫn khách vị trí, hướng di chuyển đến lối thoát hiểm trong khách sạn…

quy trình dẫn khách lên nhận phòng
Tạo cuộc trò chuyện ngắn vui vẻ và thân thiện giúp gây ấn tượng tốt với khách chất lượng dịch vụ của khách sạn
 

Trên đây là chi tiết quy trình dẫn khách lên nhận phòng mà nhân viên khách sạn cần biết. Dù là Bellman hay bất kỳ nhân viên nào khác, bạn cũng nên nắm rõ và thực hiện thành thạo quy trình này để đảm bảo thể hiện sự chuyên nghiệp trong phục vụ khách, hỗ trợ đồng nghiệp khi cần (nhất là tại những khách sạn quy mô nhỏ).