Bảng Checklist công việc theo ca của Thu ngân khách sạn
STT
Công việc
Yes
No
A. Công việc ca sáng
1.
+ Đến khách sạn trước ít nhất 5 phút giờ vào ca – bấm công – chỉnh trang đồng phục
2.
+ Tham gia buổi họp bộ phận – giao ca – tiếp nhận phân công khu vực làm việc cụ thể
3.
+ Nhận và kiểm tiền vào đầu ca theo định mức quy định
4.
+ Nhận sổ bàn giao của ca đêm – kiểm tra sổ giao ca để nắm bắt tình hình, tiến hành xử lý những tồn đọng của ca trước
5.
+ Vệ sinh khu vực quầy thu ngân phụ trách, tuân thủ đúng quy định đồng phục, tác phong làm việc
6.
+ Kiểm tra toàn bộ khu vực làm việc gồm: quầy thu ngân, sổ giao ca, các máy móc, thiết bị liên quan đảm bảo đầy đủ và đạt chất lượng
7.
+ Kiểm tra số lượng các biểu mẫu có đủ sử dụng trong ca làm việc hay không; linh động yêu cầu bổ sung kịp thời nếu thiếu
8.
+ Linh hoạt trong việc đổi tiền lẻ, đảm bảo đủ định mức phục vụ cho ca làm việc
9.
+ Kiểm tra hóa đơn GTGT của ca trước bàn giao – đề nghị xử lý nếu phát hiện có sai sót
10.
+ Kiểm tra danh sách khách dự định thanh toán trong ngày
11.
+ Kiểm tra hồ sơ chuẩn bị thanh toán trước
12.
+ Thông báo cho các bộ phận có liên quan về khách chuẩn bị thanh toán
13.
+ In hóa đơn thanh toán cho từng buồng
14.
+ Thực hiện thanh toán cho khách
15.
+ Đổi tiền cho khách (nếu có)
16.
+ Tiếp nhận và xử lý những sự việc phát sinh trong ca trong phạm vi quyền hạn
17.
+ Ghi sổ giao ca – đánh dấu những sự việc đã xử lý xong, lưu ý những sự việc còn tồn đọng và mới phát sinh – bàn giao ca
B. Công việc ca chiều
1.
+ Đến khách sạn trước ít nhất 5 phút vào ca – bấm công – chỉnh trang đồng phục
2.
+ Nhận sổ và bàn giao ca từ nhân viên ca sáng – kiểm tra sổ bàn giao để nắm bắt tình hình, lưu ý những công việc còn tồn đọng trong ca để có hướng xử lý phù hợp
3.
+ Kiểm tra số lượng tiền mặt hiện có tại quầy, đảm bảo số tiền đúng với số liệu được ghi trên sổ - linh hoạt đổi tiền lẻ đủ định mức phục vụ cho ca làm việc
4.
+ Làm vệ sinh khu vực làm việc (nếu bẩn) – kiểm tra tính đầy đủ và chất lượng các loại máy móc, thiết bị phục vụ công việc trong ca
5.
+ Kiểm tra các hóa đơn của ca trước bàn giao – đề nghị xử lý nếu phát hiện có sai sót
6.
+ Đổi tiền cho khách (nếu có)
7.
+ In danh sách khách dự định thanh toán ngày hôm sau
8.
+ Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán
9.
+ Tiếp nhận và xử lý những phát sinh trong ca trong phạm vi quyền hạn
10.
+ Kiểm tra lại giá buồng, đảm bảo tính chính xác trong phục vụ khách
11.
+ Cập nhật vào phần mềm số tiền đã thu được từ khách
12.
+ Cập nhật phiếu thanh toán dịch vụ vào máy tính
13.
+ In báo cáo tài chính trong ca
14.
+ Ghi sổ giao ca – đánh dấu những sự việc đã xử lý xong, lưu ý những sự việc còn tồn đọng và mới phát sinh – bàn giao ca
C. Công việc ca đêm
1.
+ Đến khách sạn trước ít nhất 5 phút vào ca – bấm công – chỉnh trang đồng phục
2.
+ Nhận và kiểm tra bàn giao của ca chiều
3.
+ Kiểm tiền, đảm bảo số tiền đúng với số liệu được ghi trên sổ bàn giao
4.
+ Đổi tiền cho khách (nếu có)
5.
+ Kiểm tra các hóa đơn từ ca trước đảm bảo tính chính xác
6.
+ In danh sách khách dự định đi ngày hôm sau
7.
+ In báo cáo số khách thực tế đến trong ngày
8.
+ In hóa đơn thanh toán cho khách thanh toán ngày hôm sau
9.
+ Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách ngày hôm sau
10.
+ Kiểm tra lại những thông tin về khách mới đến nhận buồng
11.
+ Phối hợp với kiểm toán đêm ghi lại toàn bộ giao dịch tài chính của khách trong ngày – tổng kết giao dịch, tổng hợp chi phí thu được từ khách trong ngày
12.
+ Lập các báo cáo doanh thu hàng ngày có liên quan vào cuối ngày theo quy định – in các giao dịch bằng thẻ
13.
+ Sắp xếp các loại chứng từ, giấy tờ, biểu mẫu theo trình tự yêu cầu
14.
+ Kiểm tra lại lượng tiền mặt hiện có trong quầy, số tiền thu được trong ca làm việc, đối chiếu với hóa đơn thu được, đảm bảo trùng khớp
15.
+ Kiểm tra tình hình hoạt động của các thiết bị, máy móc trong quầy, đảm bảo đầy đủ và không bị hỏng hóc
16.
+ Ghi chú những lưu ý tồn đọng trong ca vào sổ để nhân viên ca sau nắm rõ
17.
+ Bàn giao lại số tiền, máy móc, thiết bị, các loại hóa đơn, biểu mẫu liên quan cho nhân viên tiếp nhận – kết thúc ca