6 Loại chìa khóa trong khách sạn và vai trò cụ thể
Tại sao với 1 chìa khóa nhưng có thể mở cửa tất cả phòng trong khi chìa khách giữ lại chỉ khớp với duy nhất 1 phòng của họ? Thắc mắc này ngỡ ngớ ngẩn nhưng không phải Hotelier mới vào nghề nào cũng giải đáp được. Nếu vẫn đang “gà mờ” thì để GTOP giúp bạn “khai sáng” nhé!
Các loại chìa khóa trong khách sạn
Một khách sạn chuyên nghiệp, chuẩn quốc tế cần trang bị tối thiểu đủ 6 loại chìa khóa gồm:
+ Guest room keys
+ Master keys
+ Floor supervisor keys
+ Housekeeping staff master keys
+ Grand keys
+ Emergency keys
Vai trò cụ thể của từng loại chìa khóa trong khách sạn
Mỗi loại chìa khóa trong khách sạn khác nhau sẽ tương ứng với một vai trò và mục đích chuyên biệt, thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý.
+ Guest room keys
Chìa khóa giao riêng cho khách thuê phòng, mỗi phòng khách sạn tương ứng với 1 guest room key; có thể có quy định thời gian sử dụng tương ứng với thời gian khách lưu trú, quá hạn sẽ không thể vào phòng được. Chức năng này được theo dõi và quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, giúp hạn chế khách gian lận hay thất thoát tài sản của khách sạn.
Quy trình trao chìa khóa lúc khách check-in lễ tân cần biết
+ Master keys
Còn được gọi là chìa khóa tổng, có thể mở bất cứ khóa phòng nào trong khách sạn và không có quy định về thời gian. Quản lý/ Trưởng bộ phận sẽ là người nắm giữ chìa khóa quyền năng này, được dùng trong trường hợp khẩn cấp - cần mở phòng khách nhưng không tìm thấy guest room key hoặc có nhưng bị lỗi hay hết hạn.
+ Floor supervisor keys
Hay chìa khóa tầng, có thể mở một số phòng ở một số tầng trong 1 khu hoặc 1 tầng phòng nhất định. Giám sát tầng hoặc Trưởng bộ phận sẽ cất giữ loại chìa này. Nó được quy định thời gian nên cần kiểm tra trước khi sử dụng.
+ Housekeeping staff master keys
Là chìa khóa dành riêng cho nhân viên chức năng, dùng mở cửa khi dọn phòng, dẫn khách lên nhận phòng hay phục vụ phòng… Nghĩa là, tương tự như Master keys, Housekeeping staff master keys cũng có thể mở bất cứ phòng nào của khách. Tuy nhiên, cần lưu ý thời gian và mục đích sử dụng để tránh làm phiền khách. Theo đó, nhân viên cần xác định chính xác phòng cần mở, đồng thời, khi đứng trước cửa phòng đó cần gõ cửa 3 lần và xưng danh để cảnh báo trước về sự xuất hiện của mình.
+ Grand keys
Loại chìa khóa dùng mở các loại phòng chức năng như phòng giặt là, phòng ăn, phòng hội nghị… và thường chỉ dành cho nhân viên phụ trách tương ứng.
+ Emergency keys
Gọi là chìa khóa khẩn cấp, mở được tất cả phòng khách thuê nhưng chỉ sử dụng trong một số trường hợp khẩn cấp, được yêu cầu mở khóa trong khi những loại chìa khóa chức năng khác chưa được tìm thấy hoặc không hoạt động. Emergency keys được bảo vệ cẩn thận trong một hộp kín, do quản lý cấp cao chịu trách nhiệm cất giữ và kiểm soát sử dụng vì có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của khách hàng và tài sản của khách sạn. Việc lấy chìa khóa cần được ghi chép đầy đủ và rõ ràng, bao gồm người nhận, thời gian và mục đích sử dụng.
* Notes:
Ở một khía cạnh phân loại khác, chìa khóa khách sạn còn có thể là:
- Khóa khách sạn dùng chìa
- Khóa khách sạn dùng mã số cơ
- Khóa kết hợp chìa và mã số cơ
- Khóa cửa thông minh số điện tử
- Thẻ từ
- Khóa thông minh dùng vân tay
Để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý, các khách sạn thường trang bị khá nhiều các loại chìa khóa chức năng. Nhân viên cần nắm vững vai trò và cách thức sử dụng của từng loại để dùng sao cho hợp lý nhất, hạn chế tối đa những sai sót không nên có gây nên các hậu quả đáng tiếc cho khách lưu trú, bản thân và khách sạn.
